国内外のビジネスシーンにおいて先進的な通信手段が数多く登場している一方で、faxはいまだ決して廃れることのない存在として根強い利用実績が見られる。各種クラウドサービスや電子メール、チャットツールなどが普及し、ペーパーレス化や即時性の高さが叫ばれている現状でも、faxは多様な利点を併せ持ち、特に書類送信の現場において欠かせない通信手段となっている。faxは基本的に電話回線を利用し、紙に印刷された情報を画像データとして読み取り、受信先の装置で同様に紙へと出力する技術で構成されている。送信元と受信先に専用機器が必要になる点が特徴的で、その仕組みは複雑そうに見えて意外に単純である。紙文書の内容が光学的にスキャンされ、機械独自の信号に変換されたのち、相手機への伝送が行われる。
そのため、インターネットに接続されていない環境やテキストに逸脱した手書き書類なども、faxであればそのままやりとりが行える。書面の署名や押印、ちょっとした添削などもリアルタイムに反映して送ることができる利点は、ビジネス現場の多くで評価されている。ビジネスにおいてfaxが重宝される理由の一つは、証拠性の高さだとされる。送信した文書が紙として物理的に残るため、やりとりの記録をファイリングする文化と親和性が高い。送信日時や送信元発信の証拠となりやすく、重要な契約書や見積もり、発注書、請求書など取引上欠かせない書類のやりとりでは、受信後すぐに紙媒体として確認できる点が強みとなってきた。
特に業種によってはfax送信でのやりとりが標準となっており、それはシステム変更や業務フローの見直しといった大掛かりな変化を要するため、長期間にわたってfaxが必要とされ続けている一因でもある。また、faxはインターネットのようにサーバ障害やウイルス感染などのリスクに左右されにくい媒体という側面を持っている。専用回線のため、不正アクセスによる情報漏洩やシステムダウンの可能性が相対的に低いとされている。送信する内容についても、紙ベースでやりとりされるため、電子的な改ざんや不正利用などに対する心理的な安心感を持つ利用者も多い。特に個人情報や機密性の高い社外秘の文書において、その利便性と信頼感は高く評価されている。
送信の手順は極めてシンプルで、多くのビジネスパーソンが十分に習熟している。送りたい文書を機器にセットし、あて先の番号をプッシュするだけで事実上完了する点は、複雑な新機能やログイン、データ形式の変換など煩わしい手間がない。それに加え、送信レポートが自動的に印刷されることも多く、送信に成功したか、相手先に問題がなかったか、といった空白やトラブルもすぐ分かる配慮が施されている。これにより、大企業から中小企業そして零細事業者や個人事業主まで幅広く実務に組み入れられている。もちろん、faxには制約もある。
通信中は同一回線で他の通話や送受信ができない場合が多く、回線の混雑によっては送信エラーが生じてしまう。さらに、受信側のトナー切れや紙切れなど物理トラブルが生じると正常に届かないリスクも存在する。また送信先の誤入力による誤送信の課題や、内容の一部分が不鮮明になることも皆無とは言えない。しかし、多くの現場において手軽かつ再現性の高い書類の送信方法として、faxは絶大な信頼を得ている。加えて、faxは電子メールなど他の通信手段と比べて操作性が直感的で高齢者やITに不慣れな世代にも扱いやすく、導入コストが比較的低いことも普及を後押ししてきた。
多人数が情報を閲覧しやすい共有性に優れ、複数人での確認や承認作業も効率よく進められる。また、紙文書をそのまま転送できることから、手書きの書類にも柔軟に対応できる汎用性が大きなメリットであり続けている。こうした状況を背景に、faxを介したやりとりが依然として多くの業務フローに溶け込んでいる。今後も完全なFAX廃止には至らず、まだまだ一定の需要が続いていくことが予想される。業務のデジタル移行が叫ばれる中でも、各社内にfax設備は維持されたままで、新たな送信方法やデジタル保存との併用も見られるようになっている。
faxの送信は引き続き確実性や信頼性の面で評価されており、書類主導の取引や業務プロセスが存在する限り、faxの役割は決して小さくなることはないだろう。近年、多様な電子的通信手段やクラウドサービスの普及が進む中でも、faxはビジネス現場において依然として高い実用性と信頼性を持つ重要なツールとして利用され続けている。その理由として、faxは電話回線を利用し、紙文書の内容を手軽に送受信できることから、署名や押印、手書きの修正を含む書類のやり取りに適している点が挙げられる。さらに、紙として記録が残ることによる証拠性の高さや、ファイリング文化との親和性、送信日時の明確化などがビジネス書類の管理において大きなメリットとなっている。また、インターネット環境やサーバ障害・ウイルス感染といった電子的リスクから比較的独立しており、情報漏洩や改ざんへの安心感もfaxの価値を高めている。
操作が直感的で高齢者やITに不慣れな人にも扱いやすいほか、導入コストが低く、紙ベースの共有や確認作業の効率化にも寄与している。物理的なトラブルや誤送信などの課題はあるものの、faxは多様な現場で手軽かつ確実な書類送信手段として今後も一定の需要を維持し続けると見込まれる。ビジネスプロセスのデジタル化が進展する中でも、faxの役割はしばらく揺らがないだろう。